Главная страница >> Юридические статьи >> Составляем должностную инструкцию

Составляем должностную инструкцию


Трудовое законодательство не обязывает всех работодателей разрабатывать должностные инструкции. Однако на практике многие организации и предприниматели уже дали оценку по достоинству преимущества таких инструкций. Уж тем более актуальным становится этот документ при возникновении трудового спора. Если нужно доказать, что работник не выполнял свои трудовые прямые обязанности, надо представить суду их четкий перечень. С этой ролью должностная инструкция справляется как нельзя лучше.

Должностная инструкция выполняет следующие задачи:

– установление квалификационных требований, предъявляемых к определенной должности, производимой работе (образование, опыт работы, наличие специальной подготовки и т. п.);

– определение должностных прямых обязанностей работника (круг прямых обязанностей, объем работы, участки, за которые несет ответственность работник, и т. п.);

– установление пределов ответственности работника.

В каких случаях должностная инструкция обязательна?

Для отдельных категорий сотрудников согласно с законодательством работодатель обязан составлять должностные инструкции. В частности, это касается:

– врачей (п. 1 ч. 2 ст. 73 Федерального закона № 323-ФЗ от 21 ноября 2011 г.);

– частных охранников (ч. 2, п. 1 ч. 3 ст. 12.1 Закона РФ № 2487-1 от 11 марта 1992 г., Приказ МВД Российской Федерации № 960 от 22 августа 2011 г.);

– сотрудников, занятых в процессах производства, хранения, перевозки, реализации и утилизации молока и продуктов его переработки (п. 2 ст. 23 Федерального закона № 88-ФЗ от 12 июня 2008 г.);

– сотрудников аптечных организаций, которые ведут розничную торговлю лекарственными средствами (п. 9.8 ОСТ 91500.05.0007-2003).

Если обязанность по составлению должностных инструкций предусмотрена нормативными документами, при отсутствии инструкций работодателя могут привлечь к ответственности за нарушение трудового законодательства (ст. 5.27 КоАП РФ).

В отношении остальных сотрудников прямые обязанности по составлению должностной инструкции законодательством не предусмотрено. Но составлять и утверждать ее имеет смысл, уж тем более если в трудовом договоре с работником не раскрывается его трудовая функция, а указывается только высокое звание должности, профессии, специальности (абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г.). Составлять должностные инструкции можно в отношении всех должностей, предусмотренных штатным расписанием, в том числе и вакантных. По должностям квалифицированных работников (в частности, бухгалтер, инженер, юрист) нужно составлять и утверждать должностные инструкции. А по профессиям рабочих (в частности, шофер, электрогазосварщик, грузчик) – инструкции по профессии (производственные инструкции). Однако не не разрешено называть инструкции по профессии также должностными.

Образцы инструкций для всевозможных должностей и профессий вам предоставляется возможность отыскать на веб-сайте www.moedelo.org. На их основе с легкостью разработать собственные инструкции, дополнив при необходимости спецификой работы конкретной организации или отрасли.

Комментарий: – По общему правилу отсутствие в организации должностных инструкций не расценивается как нарушение трудового законодательства и не влечет ответственности. Однако некоторые решения работодателя без должностных инструкций могут быть признаны незаконными. В частности, отказ соискателям в приеме на работу по причине их несоответствия квалификационным требованиям при отсутствии самих этих требований, которые, в большинстве случаев, содержатся в должностной инструкции. Это подтверждает, в частности, письмо Роструда № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г. При разрешении трудовых споров об уходе с работы работника по вопросу, связанным с неудовлетворительным результатом испытания суды, в большинстве случаев, настоятельно просят представить должностную инструкцию, а еще свидетельства ознакомления с ней работника при устройстве на работу. Если работник не был ознакомлен с кругом своих прямых обязанностей, не осуществимо доказать, что он не прошел испытательный срок (см., в частности, Апелляционное определение Московского городского суда № 11-11709 от 26 июня 2012 г.).

Для чего пригодится должностная инструкция?

При наличии должностной инструкции работодатель может:

– обосновать отказ в приеме на работу по вопросу, связанным с несоответствием соискателя (претендента на должность) установленным квалификационным требованиям, предъявляемым к определенной должности, производимой работе;

– объективно дать оценку деятельность работника во время испытательного срока;

– распределить трудовые функции между работниками;

– дать оценку добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции;

– обосновать несоответствие работника занимаемой должности или производимой работе вследствие недостаточной квалификации, подтвержденной результатами аттестации;

– обосновать правомерность применения к работнику дисциплинарного взыскания за неисполнение или неподобающее исполнение возложенных на него трудовых прямых обязанностей (в т. ч. и увольнения) (письма Роструда № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г., № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г., № 1028-с от 30 апреля 2008 г.).

Из каких разделов состоит должностная инструкция?

Общие положения.

В этот раздел включаются:

1) порядок назначения на должность и освобождения от должности. Определяется согласно с нормативными правовыми актами, правилами внутреннего трудового распорядка, положением о структурном подразделении (если такое положение разработано и утверждено работодателем), другими локальными нормативными актами работодателя (в частности, быть может предусмотрено, что работник назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации по представлению определенного должностного лица);

2) требования к квалификации работника. Указываются уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения предусмотренных трудовых прямых обязанностей (образование, повышение квалификации), требования к стажу работы, опыту работы в какой-либо сфере деятельности;

3) требования к знаниям работника ("должен знать"). Указываются основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а еще знаний законодательных и нормативных правовых актов, положений, инструкций и прочих руководящих материалов, методов и средств, которые работник должен применять при выполнении трудовых прямых обязанностей;

4) перечень документов, которыми должен руководствоваться работник при выполнении трудовых прямых обязанностей. В большинстве случаев, в этот перечень включаются:

– законодательство РФ;

– локальные нормативные акты работодателя, непосредственным образом связанные с трудовой деятельностью работника (в т. ч. Правила внутреннего трудового распорядка);

– положение о структурном подразделении, в которое входит должность (см., в частности, Положение о кадровой службе (отделе кадров));

– приказы и распоряжения руководителя организации;

– распоряжения руководителя структурного подразделения;

– непосредственным образом должностная инструкция;

– другие документы;

5) место работника в структуре подчиненности (указывается при наличии вышестоящее должностное лицо, которому подчиняется работник, а еще лица, находящиеся в подчинении у работника);

6) порядок назначения работника, на которого будут возлагаться прямые обязанности данного работника во время его временного отсутствия (в частности, во время отпуска, временной нетрудоспособности, командировки и т. п.);

7) категория, к которой относится конкретная должность (руководитель, квалифицированный работник, технический исполнитель).

Должностные прямые обязанности.

В этот раздел нужно включить  перечень прямых обязанностей, которые работник должен скрупулезно исполнять в масштабах его трудовой функции.

Должностная инструкция раскрывает понятие трудовой функции работника, определяемой заключенным с ним трудовым договором (абз. 3 ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ). Если в трудовом договоре, в большинстве случаев, указываются только основные характеристики трудовой функции (работа по должности согласно со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации), то в разделе "Должностные обязанности" должностной инструкции трудовая функция детально регламентируется, предусматриваются круг прямых обязанностей работника, объем работы, участки, за которые несет ответственность работник, и т.д.

В качестве основы для разработки данного раздела должностной инструкции имеет смысл использовать квалификационные характеристики, содержащиеся в квалификационных справочниках, в частности в Квалификационном справочнике должностей руководителей, квалифицированных работников и прочих служащих, Утвержденных Постановлением Минтруда Российской Федерации № 37 от 21 августа 1998 г., и др. Трудовые обязанности работника нужно описать конкретно, подробно и понятно для исполнителя.

При разработке должностных инструкций допускается уточнение перечня работ, которые свойственны соответствующей должности (профессии) в конкретных организационно-технических условиях. Стоит отметить при необходимости можно распределить обязанности, содержащиеся в некой квалификационной характеристике, между несколькими работниками (исполнителями) или дополнить обязанности, предусмотренные квалификационной характеристикой по одной должности, прямыми обязанностями, предусмотренными характеристиками по другим должностям. Также в должностной инструкции работника допускается предусмотреть обязанность замещать работника со схожей трудовой функцией во время его временного отсутствия.

Комментарий: Обязанность работника уволиться по определенным основаниям (в т. ч. по своему желанию) когда случится каких-либо обстоятельств не имеет никакого отношения к трудовой функции и не быть может включена в должностную инструкцию. Помимо всего этого, такое положение прямо противоречит Трудовому кодексу РФ. У работника есть право расторгнуть трудовой договор по своей инициативе, но не обязанность сделать это по каким-либо производственным причинам (ст. 80 Трудового кодекса РФ). Желание уволиться наверное добровольным волеизъявлением работника. По этому вопросу Роструд давал разъяснения в письмах  № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г., № 3520-6-1 от 30 ноября 2009 г., с текстами которых можно ознакомиться на веб-сайте www.moedelo.org.

Права.

В данный раздел включаются:

– право работника знакомиться с проектами решений руководителя организации, касающимися его деятельности;

– запрашивать и получать от сотрудников структурных подразделений организации документы и информацию, необходимые для выполнения его трудовых прямых обязанностей;

– обращаться к руководителю организации с предложениями по вопросам, входящим в его зону ответственности;

– настоятельно просить от своего непосредственного руководителя и руководителя организации оказания содействия в исполнении своих должностных прямых обязанностей и реализации прав и т.п.

Для некоторых категорий сотрудников (юриста, заместителя руководителя организации и др.) в этот раздел должностной инструкции включается право работника подписывать (визировать) документы по вопросам, входящим в его зону ответственности.

Ответственность.

Сюда нужно включить виды ответственности работника за несоблюдение требований должностной инструкции и иных локальных нормативных актов работодателя, приказов и распоряжений руководителя организации, а еще нарушения работником трудовой дисциплины. Также можно предусмотреть положения, которые уточняют и конкретизируют ответственность должностного лица за какие-нибудь нарушения. В частности, если работник несет материальную ответственность на основании заключенного договора о полной индивидуальной материальной ответственности, это также имеет смысл указать в этом разделе.

Основой для разработки данного раздела должностной инструкции является законодательство РФ о всевозможных видах юридической ответственности. Согласно со ст. 419 Трудового кодекса РФ ответственность подразделяется на материальную, дисциплинарную, административную, гражданско-правовую, преступную. В большинстве случаев, формулировки в данном разделе приводятся в целом виде либо с указанием того, за какие нарушения какой вид ответственности возлагается на работника.

Как разработать и утвердить должностную инструкцию?

1. Сначала нужно составить проект инструкции с учетом требований действующего законодательства. Должностная инструкция быть может приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

Унифицированная форма инструкции не утверждена, в следствии этого организация разрабатывает ее самостоятельно. При подготовке должностной инструкции следует учитывать положения ГОСТ Р 6.30-2003. Требования к содержанию и оформлению четко установлены только для должностной инструкции частного охранника на объекте охраны (Приказ МВД Российской Федерации № 960 от 22 августа 2011 г.). В остальных случаях в качестве основы при составлении должностных инструкций применяют:

– квалификационный справочник должностей руководителей, квалифицированных работников и прочих служащих, утвержденный Постановлением Минтруда Российской Федерации № 37 от 21 августа 1998 г.;

– единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (выпуски по соответствующим отраслям). В частности, для составления инструкций по общеотраслевым профессиям рабочих применяют Выпуск 1, утвержденный Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС № 31/3-30 от 31 января 1985 г. (письма Роструда № 4412-6 от 31 октября 2007 г., № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г., № 6234-ТЗ от 24 ноября 2008 г.).

Кроме того, при разработке должностных инструкций законодательство предписывает работодателям учитывать требования профессиональных стандартов (пп. "а" п. 25 Правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ № 23 от 22 января 2013 г.). Однако сами стандарты пока не утверждены, работу по их созданию координирует Минтруд Российской Федерации (ст. 195.1 Трудового кодекса РФ).

2. Если коллективным договором (соглашением) организации предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом сотрудников в частности, - с профсоюзом, следует направить представительному органу на рассмотрение проект должностной инструкции и принять к сведению его мнение. Если такой орган не создан, работодатель разрабатывает и принимает локальные нормативные акты (в т. ч. должностные инструкции) самостоятельно. Отсутствие представительного органа делает невозможным выполнение требований законодательства в этой части (ч. 3 ст. 8, ч. 1 ст. 372 Трудового кодекса РФ, п. 3 письма Роструда № 2742-6-1 от 8 декабря 2008 г.).

3. После этого необходимо подписать и завизировать должностную инструкцию. Согласно с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 организационно-распорядительный документ (в т. ч. должностная инструкция) должен включать в себя реквизит "Подпись", который находится в нижней части документа, после его текста. Должностную инструкцию, в большинстве случаев, подписывает ее составитель (в частности, квалифицированный работник по кадрам, руководитель структурного подразделения).

В зависимости от того, какой порядок принятия должностных инструкций установлен у работодателя, до утверждения руководителем организации (иным уполномоченным лицом) инструкцию могут визировать некоторые заинтересованные служащие (в частности, руководитель кадровой службы (отдела кадров, отдела персонала), руководитель юридического отдела (юрист) организации). Виза согласования находится на оборотной стороне последнего листа должностной инструкции. Она должна содержать подпись и должность работника, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания (п. 3.24 ГОСТ Р 6.30-2003).

4. После подписания нужно утвердить должностную инструкцию и ввести ее в действие с определенной даты. Должностную инструкцию утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо. В большинстве случаев, для этого издается приказ. Но если инструкция утверждается без каких-либо отличительных черт (по времени ее действия, порядку пересмотра, распространения и т.п.), можно не издавать отдельный приказ, а оформить на самой должностной инструкции гриф утверждения. Гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), высокого звания должности работника, утверждающего документ (в частности, гендиректор, директор по управлению персоналом), его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения (п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003, ч. 2 ст. 5, ч. 1 ст. 8 Трудового кодекса РФ).

5. На последок процедуры необходимо ознакомить работника, принимаемого (принятого) на определенную должность (профессию), с инструкцией по данной должности (профессии). Сведения об ознакомлении с должностной инструкцией и подпись работника, подтверждающая ознакомление, могут ставиться:

– в листе ознакомления с должностной инструкцией (такой лист подшивается или подклеивается к самой инструкции);

– в Журнале ознакомления с должностными инструкциями или в Журнале ознакомления с локальными актами организации (образцы этих документов представлены на веб-сайте www.moedelo.org);

– на экземпляре должностной инструкции, который будет храниться у работодателя (сообразно с трудовым договором);

– на экземпляре трудового договора, который будет храниться у работодателя (в частности, на нем можно оформить такую надпись: "С должностной инструкцией до подписания трудового договора ознакомлен").

Если работник не хочет ознакомиться с должностной инструкцией, отказ имеет смысл оформить письменно, в частности в качестве акта. Этот документ убережет работодателя от возможных претензий со стороны проверяющих ведомств (в частности, трудовой инспекции). Он будет служить подтверждением того, что работодатель выполнил свою обязанность по ознакомлению работника с локальными актами, и снимет с организации ответственность, если работник, отказавшийся от ознакомления с локальным актом, после чего будет утверждать, что его с ним не знакомили (абз. 10 ч. 2 ст. 22, ч. 1 ст. 67, ч. 3 ст. 68 Трудового кодекса РФ).

Целесообразно подготовить два экземпляра должностной инструкции и выдать один работнику на руки (абз. 7 письма Роструда № 4412-6 от 31 октября 2007 г.). Экземпляр желательно предоставить работнику под подпись.

Комментарий: Инструкция составляется по должности или профессии, а не в отношении каждого работника лично. Составлять именные должностные инструкции, понятное дело , не не разрешено, но делать это нецелесообразно, ведь при уходе с работы работника такая инструкция будет утрачивать силу а при приеме нового ее придется утверждать заново. Вмести с этим ФИО работника можно проставить вручную на его экземпляре утвержденной должностной инструкции чтобы избежать потери экземпляра. Такие разъяснения даны в письме Роструда № 3042-6-0 от 9 августа 2007 г.



Читайте так же:
Экзамен на получение водительских прав по новым правилам
Страховщик может отказать в возмещении расходов на ремонт скрытых повреждений автомобиля
Комментарий к Постановлению ФАС ВВО от 13.02.2013 № А82-1008-2012